Vacature Supervisor Reserveringen en Receptie (38 uur)
Word je vrolijk van gastencontact en wil je samen met ons informele, betrokken team op enthousiaste wijze het verschil maken voor onze gasten? Ben je per direct op zoek naar een leuke baan? Word jij onderdeel van het receptie- en reserveringsteam van La Vie Meeting Center Utrecht? Dat zouden wij geweldig vinden!
Ben jij het zonnetje in huis, ben je dol op meetings en krijg je energie van het creëren van een thuisgevoel? Houd je van organiseren, neem je graag het initiatief en ben je commercieel? Dan pas jij helemaal in Team La Vie. Wij zijn een bijzonder Meeting Center in hartje Utrecht en maken onze gasten iedere dag gelukkig met onze hartverwarmende gastvrijheid.
Wat ga ik doen in deze functie?
De Supervisor Receptie en Reserveringen ondersteunt het ontvangen, inchecken en verstrekken van algemene informatie aan gasten, verleent service tijdens het verblijf en voert het uitchecken van gasten uit. Daarnaast verricht je administratieve en secretariële werkzaamheden. In je rol als receptieverantwoordelijke stuur je de servicemedewerker(s) receptie en stagiaires op een inspirerende en enthousiaste manier aan. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de afdeling en houdt je bezig met controlerende taken.
Binnen de afdeling reserveringen werk je mee, waarbij de focus sterk ligt op het begeleiden en controleren van de medewerkers reserveringen. Naast het meewerken en coachen, kijk je vooruit, verdeel je het werk en zorg je voor optimaal gebruik van het boekingssysteem door alle teamleden. Het signaleren van kansen en leads maakt ook deel uit van je rol. De Supervisor Receptie en Reserveringen voert in overleg met de leidinggevende BLOEI- en sollicitatiegesprekken. Als Supervisor Reserveringen en Receptie ben je het visitekaartje van onze locatie en ben je onder andere verantwoordelijk voor:
Oké, leuk! En wie zijn jullie dan?
Training- en vergaderlocatie La Vie Meeting Center, intern ook wel La Vie genoemd, ligt in het hart van Utrecht, vlakbij het Centraal Station. Geschikt voor alle soorten bijeenkomsten tot 180 personen en voorzien van alle denkbare faciliteiten. La Vie is in een nieuw jasje gestoken en zit barstensvol nieuwe energie en inspiratie. Met maar liefst 40 meetingruimtes biedt de locatie oneindig veel mogelijkheden, zowel fysiek als hybride.
Onze medewerkers zijn alleraardigst en intrinsiek gemotiveerd om anderen – zowel gasten als collega’s – blij te maken. Onze missie is om ons volledig in te leven in de wensen van onze gasten en klanten, het La Vie thuisgevoel te bieden, en iedereen zich welkom te laten voelen.
De aardigheid van onze medewerkers wordt door gasten beoordeeld met een 8,7 – daar zijn we trots op! We vormen een hecht team waarin niet alleen de gast centraal staat, maar waarin we ook goed voor elkaar zorgen. Het samen stilstaan bij bijzondere momenten doen we graag met elkaar.
Jouw werkdag
Je start de dag met een kop koffie of thee, samen met je collega’s. Vervolgens begin je met het opstarten van de receptie, zodat alles klaarstaat voordat de eerste gasten worden ontvangen. Rond 08:30 uur begint je collega van de receptie, en samen verwelkomen jullie alle docenten, voorzitters en overige gasten. Bij vragen vanuit de zaal schakel je met de juiste operationele collega’s en zorg je ervoor dat het gevraagde printwerk wordt afgedrukt en klaarligt.
Om 10:00 uur begint de Morning Meeting, waarin het hele team van La Vie de bijzonderheden van de ochtend bespreekt. Jij deelt de feedback van gasten die je samen met het receptieteam hebt ontvangen. Daarna ga je aan de slag met het opstellen van het rooster en ondersteun je bij administratieve taken, zoals het inboeken van dozen met cursusmateriaal.
Later in de ochtend voer je een coachingsgesprek met één van je medewerkers. In de middag ga je aan de slag op de afdeling reserveringen, waar je ervoor zorgt dat alle binnenkomende aanvragen binnen 24 uur een reactie ontvangen. Je stelt een offerte op voor een groot congres en coacht de medewerkers reserveringen om te zorgen dat klanten hun optionele reserveringen omzetten naar definitieve boekingen.
Verder bespreek je samen met de F&B-manager de bijzonderheden voor de boekingen van volgende week en volg je de acties op die hieruit voortkomen, zodat alles tot in de puntjes geregeld is voor de gasten.
Wat vragen wij van jou?
Wat kunnen wij jou bieden?
Kijk jij ernaar uit om bij La Vie aan de slag te gaan?
Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie, waarin je ons overtuigt van jouw talent en motivatie voor de functie Supervisor Reserveringen en Receptie. Solliciteren kan door je motivatie en cv te sturen naar Isabel Goes, Manager Reserveringen & Receptie, via isabel.goes@lavieutrecht.nl.
Ben je enthousiast over deze functie én over La Vie, maar heb je nog vragen? Voor meer informatie kun je altijd contact opnemen met Isabel Goes via het bovenstaande e-mailadres of telefonisch via 030 234 00 88.
Let op: zonder motivatie nemen wij sollicitaties niet in behandeling.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
